Comité des finances et de la vérification

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Mandat

A.     OBJET

Le conseil d’administration de l’Agence statistique d’assurance générale (ASAG) (la « Société ») a établi un Comité des finances et de la vérification pour l’aider à remplir ses responsabilités de supervision financière. Le comité examinera les risques financiers de l’Agence, ses résultats et systèmes de rapport, et conseillera le conseil d’administration de l’Agence au sujet de questions financières relatives à la vérification externe, à la dotation en personnel du secrétariat et au contrat du fournisseur de services.

 

B.     FONCTION DU COMITÉ

Le Comité des finances et de la vérification effectuera des examens, fournira des conseils au conseil d’administration et lui fera des recommandations sur divers sujets :

 

B1.     Vérification externe

Le Comité est responsable de la supervision du processus de vérification externe, y compris:

B.1        Vérification externe

Le Comité est responsable de la supervision du processus de vérification externe, y compris :

• recommander la nomination d’un vérificateur externe et les conditions de son engagement à l’égard de l’assemblée annuelle des membres;
• examiner les services non liés à la vérification que le vérificateur fournit à l’Agence ou à son fournisseur de services;
• débattre du plan de vérification et de l’étendue de ce plan avec le vérificateur externe et la direction;
• recevoir le rapport du vérificateur externe et rencontrer le vérificateur externe et la direction pour discuter des conclusions du rapport et des réponses de la direction.

 

B2.    Contrôle interne et gestion des risques

Le Comité évaluera et fera des recommandations sur plusieurs questions :

• Les expositions majeures à des risques de fonctionnement et financiers auxquelles l’Agence fait face;
• La suffisance et l’efficacité du système de contrôle interne établi par la direction afin d’assurer l’efficience et l’efficacité des activités; la fiabilité des rapports financiers et la conformité aux lois et règlements;
• Les évaluations de la conduite. Le Comité recommandera au conseil d’administration l’élaboration de codes formels en matière de déontologie et de conflits d’intérêts.

 

Procédure concernant les dénonciateurs

Le Comité sera responsable de l’administration de la procédure suivante concernant les dénonciateurs :

• Le Comité recevra et conservera les plaintes et soupçons d’employés et de tiers au sujet des contrôles comptables et internes à l’égard des déclarations financières et des processus de vérification ainsi que des violations graves des politiques de la Société, d’activités frauduleuses ou illégales ou d’autres inconduites graves. Le Comité fera une enquête sur ces plaintes et soupçons et prendra les mesures qui s’imposent.
• Le Comité déléguera la responsabilité de recevoir les plaintes ou soupçons au président du Comité.
• Le Président communiquera au Comité les observations qu’il reçoit, dans un délai de cinq jours ouvrables.
• Le Comité peut, à son entière discrétion, recourir à d’autres personnes pour mener l’enquête et donner suite aux plaintes.
• Le Comité présentera un rapport devant le conseil d’administration de l’ASAG au moins une fois par an au sujet de la nature des plaintes reçues, du règlement des plaintes et du statut des plaintes pas encore réglées.
• Le Comité ne révèlera pas l’identité de la personne qui a déposé la plainte de bonne foi ou qui demande de ne pas divulguer son identité, à moins que cette divulgation ne soit exigée par la loi. Aucune mesure de représailles ne sera prise contre cette personne.

 

B.3     Performance financière et planification

Le Comité examinera les plans et résultats financiers avec la direction et toute partie externe concernée pour s’assurer qu’ils reflètent bien les politiques et priorités du conseil d’administration. Responsabilités du Comité :

• Examiner le budget annuel présenté par la direction et couvrant les coûts attendus de l’Agence et du fournisseur de services et recommander au conseil d’administration l’adoption du budget ou des modifications au budget;
• Dans le cadre du processus budgétaire, examiner les plans de fonctionnement et d’immobilisations du fournisseur de services, et au besoin consulter le Comité consultatif technique afin d’évaluer si les coûts prévus sont raisonnables;
• Examiner les changements au budget proposés en cours d’année par la direction ou le fournisseur de service;
• Examiner avec la direction les cibles de performance de l’Agence et ses résultats trimestriels par rapport au budget;
• Examiner les modalités du contrat conclu avec le fournisseur de services, la performance prévue par le contrat, et les recommandations de la direction relatives aux sanctions pour manque de performance;
• Examiner les rapports de vérification du fournisseur de services exigés en vertu de son contrat de service;
• Examiner les modalités des ententes de dotation en personnel pour le secrétariat de l’Agence;
• Surveiller le fonctionnement du système de recouvrement des coûts de l’Agence et de transfert des fonds au fournisseur de services;
• Examiner les résumés des dépenses des dirigeants et administrateurs;
• Formuler des recommandations à l’intention du conseil d’administration sur tout conflit financier qui surgirait.

 

B.4     Autres fonctions

Le Comité est responsable de toute autre fonction que lui imposerait le conseil d’administration.

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C.     GOUVERNANCE

C.1     Composition

Le Comité se compose de six administrateurs du conseil d’administration, dont au moins trois sont des administrateurs membres.

Le président du conseil d’administration ne peut pas être membre du Comité.

C.2     Nominations

Le conseil d’administration nomme les membres du Comité des finances et de la vérification pour des mandats d’une durée maximale de trois ans. Le mandat des membres peut être renouvelé pour une période supplémentaire d’une année.

 

C.3     Qualifications

Tous les membres du Comité doivent posséder des connaissances en matière de finances. Que ce soit par leur formation ou leur expérience, les membres doivent, de l’avis du conseil d’administration, connaître les principes comptables et le système d’évaluation des états financiers. Au moins un membre devrait posséder de l’expérience en gestion financière.

La Commission peut offrir des cours de formation aux membres du Comité afin qu’ils répondent à ces exigences s’ils ne possèdent pas une formation ou une expérience adéquate.

 

C.4     Président

Le président du Comité est nommé par le conseil d’administration parmi les membres du Comité.

Le président remet régulièrement des rapports au conseil d’administration au sujet de l’issue des réunions et lui transmet les recommandations du Comité.

 

C.5     Quorum et vote

Quatre membres du Comité constituent un quorum et les décisions sont prises par un vote majoritaire.

 

C.6     Groupes de travail, sous-comités ad hoc

Le Comité peut établir les groupes de travail et les sous-comités ad hoc qu’il estime nécessaires.

 

C.7     Calendrier des réunions

Le Comité se réunit ou participe à des réunions par téléconférence chaque trimestre ou plus souvent si le conseil d’administration ou le président du Comité le demande.

 

C.8     Présence et substitution

Si un membre du Comité manque trois réunions consécutives, il est réputé avoir démissionné et le président annonce une vacance. Le président demande une autre nomination si les circonstances l’exigent. Les nouveaux membres du Comité sont approuvés par le conseil d’administration.

Les suppléants peuvent assister aux réunions du Comité avec le consentement du président.

 

D.     GÉNÉRALITÉS

D.1     Conflit d’intérêts

Il est de la responsabilité de chaque membre de déclarer tout conflit d’intérêts potentiel ou réel et de ne pas voter sur cet intérêt. Un conflit d’intérêts englobe, mais sans y être limité, toute situation ou circonstance où un membre détient, directement ou indirectement, un intérêt à l’égard d’un contrat ou d’une entente ou d’une proposition de contrat ou d’entente avec l’Agence, ou si d’autres engagements, relations ou intérêts financiers du membre pourraient être considérés comme exerçant une influence indue sur l’exercice objectif, neutre et impartial de son jugement indépendant.

 

En ce qui concerne l’indépendance des vérificateurs externes, le vérificateur externe est lié par les règles d’indépendance promulguées par l’Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA), en vigueur depuis le 1er janvier 2004 et publiées dans le Guide to New Canadian Independence Standard (guide sur les nouvelles normes relatives à l’indépendance des vérificateurs). Dans le cadre de ses rapports annuels, le vérificateur externe doit rendre compte au Comité des finances et de la vérification de tous les aspects qui se rapportent à l’indépendance, dont la confirmation de son indépendance, et de la conformité aux normes d’indépendance de l’ICCA.

 

D.2     Confidentialité

Les membres du Comité peuvent avoir pour instruction de maintenir certains renseignements confidentiels. Dans ces cas, les renseignements et le matériel fournis par le conseil d’administration ou d’autres personnes ne doivent pas être divulgués à une personne qui n’est pas membre du Comité ou un suppléant approuvé par le président.

 

D.3     Modification des modalités

Le présent mandat peut être modifié de temps à autre. Tout changement au mandat doit être approuvé par le conseil d’administration.

 

D.4     Avocat externe

Le Comité peut recourir aux services d’un avocat ou d’un consultant externe s’il estime ce que ces services sont nécessaires à l’exécution de ses fonctions.

E.     AFFAIRES JURIDIQUES ET DÉPENS

La direction fera rapport chaque année sur les affaires juridiques et les actions non réglées, le cas échéant, ainsi que les dépens de transaction anticipés adjugés contre l’Agence.

 

F.     EXAMEN DE LA PERFORMANCE

Au moins une fois par an, le Comité examine les modalités de sa charte, évalue l’efficacité individuelle et collective de l’exécution des responsabilités du Comité, et prépare un plan de perfectionnement qui énonce les activités de formation des membres nécessaires à l’amélioration de la capacité de supervision financière du Comité.

 

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