Administrateurs et Comité

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CONSEIL D’ADMINISTRATION

                                                                 PARAMÉTRES

A.           OBJET

Aux termes du règlement administratif de l’Agence statistique d’assurance générale (l’ASAG ou l’Agence), le conseil d’administration (le conseil) en gère les biens et les affaires.  

Le conseil a pour mandat d’assurer la gouvernance et l’encadrement des activités de l’Agence et de fournir une orientation stratégique à l’équipe de direction. Le présent document établit les paramètres de ce mandat, afin de guider le conseil dans l’exécution de ses fonctions.

 

B.           FONCTIONS DU CONSEIL

Responsabilités du président du conseil d’administration de l’ASAG :

• Présider les réunions et les téléconférences de l’ASAG;
• Autoriser les dépenses de l’ASAG conformément au budget approuvé par le conseil;
• Servir de principale personne-ressource pour l’industrie et les médias en ce qui concerne les initiatives de l’ASAG.

Responsabilités des administrateurs de l’ASAG :

Leadership

• Faire preuve de leadership dans l’élaboration de la vision et de la mission de l’Agence, et veiller à  ce qu’elles tiennent compte de ses valeurs et de sa situation actuelles; établir les priorités et les initiatives stratégiques de l’ASAG et veiller à la saine gestion de l’Agence.

Éthique et intégrité

• Donner le ton en matière d’éthique et établir une culture d’intégrité à l’échelle de l’Agence ainsi que dans ses relations avec les parties intéressées; promouvoir le respect du Code de conduite des administrateurs.

Gouvernance

• Établir une structure et des forums dans le cadre desquels les activités des comités peuvent être examinées et des rapports rédigés.
• Examiner et approuver les politiques internes de l’ASAG, ses évaluations, budgets de fonctionnement, états financiers et règlements administratifs;
• Examiner les recommandations du Comité de gestion et du secrétariat de l’ASAG et prendre des décisions sur ces recommandations, examiner et approuver les procès-verbaux de l’ASAG, ses rapports, bulletins et publications ainsi que le rapport annuel présenté aux membres;
• Étudier les mises en candidature et procéder aux nominations aux comités du conseil, selon les besoins; veiller à ce que tous les comités du conseil tiennent à jour les paramètres de leur mandat;
• Participer aux réunions, aux téléconférences et aux comités du conseil.

Communication, divulgation et conformité

• Veiller à ce que des politiques et des procédures soient mises en place pour assurer la conformité aux lois applicables, y compris la divulgation dans les délais prescrits de renseignements pertinents sur l’Agence et des rapports réglementaires.

Orientation et formation

• Surveiller l’élaboration et la mise en œuvre des programmes d’orientation et de formation continue des administrateurs.

Fournisseurs de services

• Engager des fournisseurs de services indépendants, au besoin, pour seconder le conseil dans ses activités.

Performance du conseil

• Surveiller la performance du conseil et participer à un examen annuel de cette performance.

Outre celles énoncées ci-dessus, tous les administrateurs membres de l’ASAG ont les responsabilités suivantes :

• Participer aux assemblées annuelles des membres;
• Formuler des recommandations pour la nomination des dirigeants du conseil et des membres du comité exécutif du conseil d’administration de l’ASAG;
• Élire les administrateurs membres, les administrateurs du public et les administrateurs de l’industrie qui siègeront au conseil d’administration;
• Faciliter la désignation des exigences en matière de données pour les plans statistiques et, si un conseil tarifaire existe dans la province ou le territoire du membre, faciliter la coordination de ces exigences avec le conseil tarifaire;
• Nommer les vérificateurs externes de l’ASAG.

  

C.           GÉNÉRALITÉS

C.1	Composition
	Le conseil d'administration de l'ASAG est une entitè tripartite composée de 13 administrateurs, dont 8 représentants des organismes de réglementation, 3 représentants de l'industrie et 2 représentants du public.
C.2	Nomination des membres du conseil
	Les membres du conseil d'administration sont nommés conformément au règlement administratif en vigueur.  Le conseil est secondé par le secrétaire-trésorier de l'ASAG.
C.3	Calendrier des réunnions
	Le conseil se réunit ou participe à des réunions par téléconférence chaque trimestre ou plus souvent au besoin.  Le secrétaire-trésorier de l'ASAG, en qualité de secrétaire du conseil, transmet aux membres les enseignements pertinents sure les réunions.
C.4	Présence et substitution
	Des suppléants peuvent assister aux réunions du conseil avec le consentement du président du conseil.  Cependant, conformément au règlement administratif de l'ASAG, ces suppléants ne peuvent pas voter aux réunions.
C.5	Rémuneration et remboursement des dépenses
	Hormis les administrateurs du public, aucun administrateur ne touche de rémunèration de l'Agence.  Les frais engagés par les administrateurs pour s'acquitter de leurs fonctions sont remboursés conformément à la Politique sur la rémunération et le remboursement des dépenses adoptée par le conseil.
C.6	Confidentialité
	Les membres du conseil sont assujettis, dans l'exercice de leurs fonctions, aux principes énoncés dans le Code de conduite des administrateurs adopté par le conseil d'administration, qui est affiché sur le site Web de l'ASAG.
C.7	Modification des modalités du mandat
	Le présent mandat peut être modifié de temps à autre.  Toute modification doit être approuvée par le conseil d'administration.

 

D.           EXAMEN DE LA PERFORMANCE

                    Au moins une fois par an, le conseil examine les modalités de sa charte, évalue

                    l'efficacité individuelle et collective dans l'exécution de ses responsabilités, et prépare

                   un plan de perfectionnement qui précise les activités de formation des members

                   nécessaires à l'amélioration de la capacité de supervision financière du conseil.